Vorstellungsgespräche führen - Ein Leitfaden für ArbeitgeberInnen

Ziel des Vorstellungsgesprächs ist es, dass beide Parteien herausfinden, ob eine Anstellung/Zusammenarbeit in Frage kommt. Auch wenn die eine oder andere Partei mehr Druck empfindet, wollen beide Parteien herausfinden, ob eine Anstellung für beide ein Gewinn sein könnte. Ich empfehle dir daher, sowohl das Rekrutierungsverfahren (siehe dazu meinen Leitfaden «Rekrutierung») als auch das Vorstellungsgespräch auf Gleichwertigkeit (nicht zu verwechseln mit Gleichheit) auszurichten: Ich bin als Arbeitgeber/in weder Bittsteller, der sich ganz nach der Bewerberin/dem Bewerber richtet, noch bin ich Chef, der seine Mitarbeitenden wie zweitklassige Menschen behandelt. Frage dich daher:

• Wie kann ich unserer Institution/Firma so darstellen, wie sie ist?
• Wie kann ich eine Atmosphäre schaffen, die es der Bewerberin/dem Bewerber erleichtert, sich so zu zeigen, wie er/sie ist?

Denn wenn wir einander etwas vormachen, wird mindestens eine Partei schnell merken, dass etwas nicht stimmt, und es wird zu Konflikten oder/und einer Trennung kommen.

Übrigens: Du kannst diesen Hinweis sowie eine Vorlage für den Ablauf des Vorstellungsgesprächs zuunterst auf dieser Seite herunterladen!

Wenn du eine Übersicht über den Rekrutierungsprozess haben möchtest, findest du hier meinen Artikel darüber.

Bereite dich sorgfältig auf das Gespräch vor und reserviere dir vor dem Gespräch genügend Zeit um:

• den Raum einzurichten (Wasser bereitstellen, kein Telefonklingeln, keine Mitarbeitenden, die Anklopfen oder die Türe aufmachen, lüften, Sitzordnung festlegen)
• das Dossier der Bewerberin/des Bewerbers nochmals anzuschauen und dir zu vergegenwärtigen, welche spezifischen Fragen du an die Bewerberin/den Bewerber hast
• Unterlagen für die Bewerberin/den Bewerber bereitlegen (z.B. Jahresbericht, Leitsätze, Organigramm, Stellenbeschrieb)
• dir zu vergegenwärtigen, was für eine Atmosphäre du während dem Gespräch schaffen möchtest.

Das Gespräch kannst du in folgende Abschnitte gliedern:

1. Begrüssung und Einleitung
2. Kennenlernen der Bewerberin/des Bewerbers
3. Vorstellen der Institution/Firma und Erläuterungen zur Arbeitsstelle
4. Rahmenbedingungen, Finanzielles und Administratives
5. Fragen der Bewerberin/des Bewerbers
6. Weiteres Verfahren

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Abschnitte ein.

Im Rahmen der Begrüssung und Einleitung geht es einerseits darum, dass die Bewerberin/der Bewerber sich willkommen fühlt und andererseits, dass sie/er orientiert ist über die Rahmenbedingungen und den Ablauf. Das könnte etwa so tönen:

«Guten Tag Frau Muster. Schön, dass Sie zu uns kommen. Nehmen Sie bitte Platz. Möchten Sie ein Glas Wasser?

Wir haben für dieses Vorstellungsgespräch Zeit bis um X Uhr. Der Ablauf ist wie folgt geplant: …

(Jetzt nennst du die einzelnen Punkte des Gesprächs, wie du sie gerne durchführen möchtest.)

Passt das für Sie?»

In diesem Teil geht es einerseits darum, die Bewerberin/den Bewerber als Person kennenzulernen sowie auch ihre Erfahrungen und Kompetenzen abschätzen zu können, die für diese Stelle besonders wichtig sind.

Ich stelle zu Beginn dieses Abschnitts gerne eine unerwartete Frage, die die Bewerberin/der Bewerber mehr oder weniger persönlich beantworten kann. Zum Beispiel: Was sind die drei wichtigsten Erfahrungen in ihrem Leben gewesen? Nach der Antwort kann zum Beispiel der Bezug zur Stelle gemacht werden: Inwiefern beeinflussen diese Erfahrungen ihr Verhalten bei der Arbeit? Woran kann man das sehen?

Um die Person und ihre Kompetenzen kennenzulernen kannst du beispielsweise Fragen zu folgenden Themen stellen:

• Motivation für die Bewerbung: Warum möchte er/sie weg von der aktuellen Stelle? Warum möchte er/sie gerade zu dieser Institution in diese Position wechseln?
• Was begeistert die Bewerberin/den Bewerber an der Arbeit?
• Welche Kompetenzen sind aus ihrer/seiner Sicht für diese Arbeit besonders wichtig und wie zeigt sich bei ihr/ihm, dass sie/er über diese Kompetenzen verfügt?
• Welche Haltung hat die Bewerberin/der Bewerber gegenüber Klienten/Kunden?
• Was ist der Bewerberin/dem Bewerber im Zusammenhang mit der Arbeit besonders wichtig? Passt das mit dem zusammen, was dir besonders wichtig ist?
• Was für eine Rolle hat die Bewerberin/der Bewerber in Teams bisher gehabt? 
• Was ist ihm/ihr wichtig in der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern?
• Wie reagiert jemand unter Stress? Wie erholt sie/er sich? Wie gewinnt sie/er Distanz von der Arbeit?
• Wie verhält sich jemand in Konfliktsituationen? Wie lange dauert es, bis er/sie die vorgesetzte Person über Konflikte informiert?
• Wie weit in die Zukunft schaut jemand und wie sieht diese Zukunft im Idealfall aus?
• Was kann die Person besonders gut? Wo sieht sie Entwicklungspotential?

Mir ist es beim Kennenlernen der Bewerberin/des Bewerbers besonders wichtig, konkrete Antworten zu erhalten. Wenn zum Beispiel jemand sagt, die Zusammenarbeit im Team sei besonders wichtig, dann frage ich nach, was sie/er damit meint. Wenn dann eine Antwort kommt, wie «Vertrauen und Flexibilität ist zum Beispiel wichtig für die Zusammenarbeit», frage ich nach: Erzählen Sie mir von einem Beispiel, in welchem Vertrauen oder Flexibilität eine Rolle gespielt haben. Wenn dann jemand sagt: «Zum Beispiel ist es wichtig, dass man Rücksicht aufeinander nimmt und füreinander einspringt.», dann möchte ich wissen, wann jemand für sie/ihn eingesprungen ist oder er/sie für jemanden eingesprungen ist usw. Ich bin erst dann zufrieden, wenn ich von konkreten Beispielen höre. Denn es gibt viele Menschen (vor allem kurz nach einer Ausbildung), die auf einer allgemeinen und abstrakten Ebene wunderbar beschreiben können, was es für eine gute Teamarbeit braucht, aber sie können es nicht mit konkreten Handlungen verbinden.

Selbstverständlich sind die Beharrlichkeit und Sinnhaftigkeit des Nachfragens in diesem Bereich auch abhängig von den Anforderungen an die soziale Kompetenz einer Person für eine bestimmte Stelle. Je höher die Anforderungen, desto beharrlicher frage ich nach.

Es gibt Leute, die diesen Teil gerne an den Anfang nehmen. Das kann man machen. Für die Stellen, die ich bisher zu besetzen hatte, war es mir wichtig, zu sehen, wie jemand mit emotional stressigen Situationen umgeht (das Vorstellungsgespräch ist emotional stressig) und ich habe bewusst die Fragen an die Bewerberin/den Bewerben vorher platziert, auch um zu schauen, wie die Person damit umgeht.

Das Vorstellen der Institution sollte zum einen Teil das ganz grosse Bild betreffen (Wie viele Mitarbeitende in welchen Bereichen, Organigramm, Umsatz, Klienten/Kunden etc.) und zum anderen auch die Organisationseinheit, in welcher die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter dann arbeiten würde (Anzahl Personen im Team, Rollen, Aufgaben, Prozesse, Arbeitsweise, Arbeitszeiten, Flexibilität usw.).

In diesem Abschnitt geht es um Themen wie:

• Pensum (Wünsche bezüglich Minimal-, Ideal- und Maximalpensum der Bewerberin/des Bewerbers), Information über die Flexibilität bezüglich Pensums aufseiten des Arbeitgebers
• Lohn
• Kündigungsfrist
• Zeitpunkt Stellenantritt
• Referenzen
• weiterer Ablauf
• andere offene Bewerbungen

Ich finde es wichtig, dass man als Arbeitgeber/in klar sagen kann, welche Rahmenbedingungen fix sind und wo es Spielraum gibt und wie dieser aussieht.

Bei der Lohnfrage hat sich bewährt, die Bewerberin/den Bewerber nach ihren Vorstellungen zu fragen. Der Aufwand der Lohnberechnung auf der Arbeitgeberseite kann beträchtlich sein. Der berechnete Lohn kann entweder am zweiten Gespräch oder besser noch vor dem zweiten Gespräch telefonisch oder schriftlich mitgeteilt werden.

In seltenen Fällen lohnt es sich, bereits während dem Telefongespräch zur Vereinbarung des ersten Vorstellungsgesprächs den Lohn anzusprechen. Dies ist dann der Fall, wenn die Löhne für bestimmte Stellen kantonal sehr unterschiedlich sind und eine Bewerberin/ein Bewerber sich aus einem Kanton mit sehr hohen Löhnen bewirbt. Diese Vorgehensweise hat mir einige Male den Frust erspart, ein Vorstellungsgespräch durchzuführen, an dessen Ende klar wird, dass die Lohnvorstellungen und -möglichkeiten zu weit auseinanderliegen und es nicht zu einer Anstellung kommen wird.

Häufig macht es Sinn, zuerst alle wichtigen Informationen mitzuteilen und dann zu schauen, ob die Bewerberin/der Bewerber noch Fragen haben. Dies ist deshalb so, weil eine sinnvolle Struktur eingehalten werden kann und ein gut vorbereitetes Gespräch fast alle Fragen von Bewerbenden vorneweg beantwortet. Es kann aber auch Bereiche geben, in denen Fragen der Bewerberin/des Bewerbers sinnvollerweise umgehend beantwortet werden.

Ich finde es sinnvoll, im Falle von Bedenken gegenüber der Bewerberin/dem Bewerber diese in Form von Hypothesen anzusprechen. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass sie meistens dankbar dafür sind und wichtige Fragen geklärt werden können. Solche Fragen oder Hypothesen können beispielsweise wie folgt formuliert werden:

«Wenn ich Ihnen so zuhören, dann könnte ich mir vorstellen, dass Sie XY sind/haben/brauchen/wollen und ich habe Bedenken, weil … Wie sehen Sie das?»

«Wenn ich daran denke, dass Sie XY beschrieben haben, dann habe ich Bedenken, dass es im Falle einer Anstellung zu Z kommen könnte. Wie ist das für Sie, wenn Sie das von mir hören?»

Manchmal ist es auch so, dass die Bedenken erst im Nachhinein klar werden. In diesem Fall können Sie auch in einem Telefongespräch nach dem Vorstellungsgespräch oder allenfalls im Gespräch der zweiten Runde angesprochen werden.

Fragen zur Familienplanung

Es gibt Beruf, in denen eine verlässliche Beziehung besonders zentral ist (beispielsweise Sozialpädagog/innen in Kinderheimen, Lehrpersonen/Sozialpädagog/innen in Sonderschulen, Psychotherapeut/innen), kann ein wiederholter Wechsel der Mitarbeitenden sehr negative Auswirkungen auf die Klienten haben. Daher möchte man als Arbeitgeber möglichst viel Sicherheit haben, dass neue Mitarbeitende zum Beispiel nicht schon schwanger sind oder vorhaben, im Verlauf der kommenden zwei Jahre Kinder zu bekommen. Natürlich darf ich Bewerber/innen nicht nach ihren Familienplänen fragen. Was ich als Arbeitgeber hingegen tun kann, ist, die Bewerber/innen im Gespräch auf die Situation bezüglich Personalwechsel aufmerksam zu machen und sie zu bitten, die Bewerbung in der kommenden Zeit (ohne genaue Angabe der Gründe) zurückzuziehen, falls sie gerade vorhaben, Kinder zu bekommen.

Fragen zur Religion

Welche Religion (inklusive esoterische Ansichten) eine Person hat, und wie er/sie diese in der Freizeit praktiziert, geht mich als Arbeitgeber grundsätzlich nichts an. Was mich hingegen etwas angeht, ist, wie die Religion einer Person ihre Arbeit beeinflusst. So möchte ich zum Beispiel nicht, dass jemand in einem therapeutischen oder pädagogischen Setting seine Arbeit benutzt, um Klienten für ihre religiösen Ansichten oder Anliegen zu gewinnen. Wenn ich aufgrund von Hinweisen in der Bewerbung oder Aussagen im Vorstellungsgespräch diesbezügliche Bedenken habe, formuliere ich folgende Frage: «Sie haben gesagt, dass Ihnen der Glaube bezüglich XY wichtig ist … Ich möchte gerne wissen, welchen Einfluss ihr Glauben im Arbeitsalltag hat.» Oder: «Ich habe in ihrem Lebenslauf gesehen, dass Sie XY. Können Sie mir etwas dazu sagen, welchen Einfluss ihr Glauben im Arbeitsalltag hat?» Bei dieser Frage ist es mir besonders wichtig, von der Person konkret zu hören, wie der Einfluss im Arbeitsalltag aussehen kann.

Am Schluss des Gesprächs wird geklärt, wie es nun weiter geht. Es gibt Führungspersonen, die Bewerber/innen in diesem Moment nach einer aktuellen Einschätzung (im Sinne von «Sind Sie interessiert an der Stelle?») fragen. Ich halte dies für wenig zielführend, da im Falle von Bedenken aufseiten der Bewerberin/des Bewerbers er/sie diese vermutlich zu diesem Zeitpunkt noch nicht aussprechen wird und die Antwort daher wenig Mehrwert bietet.

Aus meiner Sicht hat sich bewährt, die Bewerberin/den Bewerber darüber zu informieren, bis wann sie Bescheid darüber erhalten, ob sie eine Absage erhalten oder das Verfahren weitergeht. Gleichzeitig sage ich Ihnen, dass ich davon ausgehe, dass sie weiterhin an der Stelle interessiert sind, falls ich nichts anderes von ihnen höre und sie sich andernfalls bitte melden sollen.

Möchtest du gerne eine Weiterbildung für deine Führungskräfte, in der sie sowohl die theoretischen Grundlagen bezüglich Gesprächsführung lernen als auch die praktische Umsetzung bestimmter Techniken üben können? Dann melde dich bei mir, damit wir dein Anliegen klären und ich dir einen Vorschlag unterbreiten kann.