Rekrutierung von A bis Z

Die richtigen Leute für den eigenen Betrieb zu finden, ist manchmal schwierig. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du den Rekrutierungsprozess gestalten kannst, was dir den Ablauf und die Organisation erleichtert und wie du die Übersicht behältst.

Oft besteht bei der Besetzung von Stellen Zeitdruck. Da du die Stelle nicht mit irgendwem besetzen möchtest, sondern es für dich und dein Team wichtig ist, eine gut qualifizierte und passende Person zu finden, lohnt es sich, den Prozess sorgfältig zu planen. Denn wenn du jemanden einstellst, der nicht passt, verlierst du viel: nebst Geld auch Energie von dir und deinen Mitarbeitenden. Beispielsweise braucht die Einarbeitung Energie, aber auch die «Eingliederung» einer neuen Person in ein Team aufgrund der Gruppendynamik.

Wenn es möglich ist, empfehle ich dir, eine Stelle lieber über längere Zeit unbesetzt zu lassen und die Zeit mit anderen Mitarbeitenden oder einer Stellvertretung zu überbrücken, anstatt eine Person anzustellen, bei der du ernsthafte Bedenken hast.

In diesem Dokument führe gebe ich dir die wichtigsten Infos für einen erfolgreichen Rekrutierungsprozess. Dabei gehe ich auf die folgenden Themen ein:

• Zeitplan für den Rekrutierungsprozess
• Stellenbeschreibung
• Inserieren
• Wie du die Übersicht über den Verlauf bei einzelnen Kandidat/innen behältst
• Sortieren der Bewerbungen
• Eingangsbestätigung
• Einladung und Vorstellungsgespräch
• Hospitieren
• Entscheidung

Wenn du eine Stelle zu besetzen hast, erstellst du am besten als erstes einen Zeitplan für den gesamten Rekrutierungsprozess. Je nachdem, wie dringend du die Stelle besetzen möchtest, variieren die möglichen Zeiten. Hier ein Vorschlag für eine Stelle, die du in rund 4 bis 5 Monaten besetzen möchtest:

1. Zeitplan erstellen
2. Stellenbeschreibung erstellen (0 Tage bis 1 Woche)
3. Vielleicht hast du bereits die Beschreibung für diese Stelle. Falls nicht, möchtest du die Stellenbeschreibung vielleicht im Austausch mit anderen erstellen, beispielsweise unter Einbezug deiner Mitarbeitenden. In diesem Fall geht es schnell einmal eine Woche, bis du die Rückmeldungen von allen erhalten und du den Entwurf überarbeitet hast.
4. Inserat erstellen (0 Tage bis 4 Tage)
5. Vielleicht hast du bereits eine Vorlage für eine ähnliche Stelle. Dann hast du das Inserat schnell gemacht. Falls es sich um eine neue Stelle handelt und du Rückmeldungen zu deinem ersten Entwurf von anderen einholen möchtest (was ich sehr empfehle), dann brauchst du schnell einmal ein paar Tage dafür.
6. Inserat publizieren und Eingabezeit (2 bis 8 Wochen)
7. Je nach Branche, Zeitpunkt sowie auch abhängig von der Anzahl verfügbarer Fachkräfte bleibt das Inserat mehr oder weniger lang online.
8. Nun stellt sich die Frage, ab wann du Vorstellungsgespräche durchführen möchtest: Wartest du einen bestimmten Zeitpunkt ab oder legst du sofort los? Dies wird unter anderem abhängig sein davon, ob du die Gespräche alleine führst oder ob und wie viele andere Personen dabei sein werden. Je mehr Personen beteiligt sind, desto eher lohnt es sich, beispielsweise zwei oder drei halbe Tage für die Gespräche zwei bis sechs Wochen nach Publikation des Inserates zu reservieren.
9. Vorstellungsgespräche Runde 1 (1 bis 3 Wochen)
10. Eventuell Vorstellungsgespräche Runde 2 (1 Tag bis 1 Woche)
11. Eventuell Hospitation und Einholen der Rückmeldungen bei den Mitarbeitenden (3 Tage bis 1 Woche)
12. Absagen/Zusage

Die Stellenbeschreibung ist einerseits Grundlage für dein Inserat. Damit beeinflusst sie, wer sich bewirbt. Andererseits ist sie Grundlage für deine Entscheidungen im Rekrutierungsprozess. Die entscheidende Frage ist: Wer passt am besten zu diesem Stellenprofil? Nimm dir genügend Zeit, zu überlegen:

• Welche Tätigkeiten führt jemand in dieser Stelle aus?
• Wie gross ist der (zeitliche) Anteil der verschiedenen Tätigkeiten?
• Welche fachspezifischen Kompetenzen braucht es?
• Welche personalen und sozialen Kompetenzen braucht es? Muss man sehr selbstdiszipliniert sein? Muss man besonders kritikfähig sein? Ist es wichtig, dass man übergeordnet und analytisch denken kann? Muss man besondere Fähigkeiten in der Regulation der eigenen Emotionen haben? Kommt jemand für die Stelle in Frage, der/die besonders viel lobende Rückmeldungen braucht? Kommt jemand für die Stelle in Frage, der/die lieber alleine arbeitet?
• Es wäre ein leichtes, weitere 30 Fragen aufzuschreiben. Wichtig ist, dass du und idealerweise deine Mitarbeitenden überlegen: Welche personalen und sozialen Kompetenzen braucht es?
• Je besser du über die Arbeit Bescheid weisst und je besser du hinhören kannst, was andere Mitarbeitende in ähnlichen Stellen sagen, desto präziser wird die Stellenbeschreibung.

Wenn du eine präzise und passende Stellenbeschreibung hast, ist das Inserat schnell gemacht:

Nebst der Bezeichnung der Stelle sowie den Rahmenbedingung (ab wann, wie viele Stellenprozente, befristet/unbefristet etc.) führst du im Inserat auf:

• Was für eine Firma/Institution stellt an? Was tun wir?
• Was tut die Person in dieser Stelle (Tätigkeiten)?
• Welche fachlichen Qualifikationen braucht es dazu (Ausbildung und Erfahrung)?
• Welche personalen und sozialen Kompetenzen braucht es?
• Was bietet die Firma/Institution (beispielsweise Mitgestaltung bei XY, hohe Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten, grosszügige Übernahme von Weiterbildungskosten usw.)?
• Wie, an wen und allenfalls bis wann soll die Bewerbung eingereicht werden?
• An wen kann sich eine interessierte Person mit Fragen wenden?

Um die Übersicht über die verschiedenen Bewerbungen und deren Stand nicht zu verlieren, lohnt es sich, ein physisches oder elektronisches Verlaufsdokument zu haben. In diesem Dokument sind die wichtigsten Infos zur Bewerbung, deine Bewertung des Dossiers sowie Abschnitte zu verschiedenen Schritten im Verfahren festgehalten. Ich habe eine dazu ein Dokument erstellt, welches du weiter unten herunterladen kannst.

Je mehr Bewerbungen eintreffen, desto eher lohnt sich eine erste Sortierung:

• Stapel 1: klare Absage > sofort erledigen
• Stapel 2: kommt allenfalls in Frage 
• Stapel 3: kommt sicher in Frage

Solltest du im Stapel 3 schliesslich mehr Bewerbungen haben, als du zu einem Vorstellungsgespräch einladen möchtest, kannst du diese Dossiers wiederum nach Priorität sortieren.

Wenn Bewerbungen eintreffen, sorgst du dafür, dass die Person innerhalb von 3 Tagen eine Eingangsbestätigung erhält. Allenfalls beinhaltet das Schreiben zusätzliche Informationen zum Prozess, beispielsweise: 

• Bis wann kann mit dem nächsten Schritt (Absage oder Einladung zum Vorstellungsgespräch) gerechnet werden?
• Falls der Zeitpunkt klar ist, kannst du auch darüber informieren, an welchen Tagen die Vorstellungsgespräche stattfinden werden. Dann kann sich die Bewerberin/der Bewerber darauf einstellen und sich gegebenenfalls Zeit dafür reservieren.

Wenn du jemanden zum Vorstellungsgespräch einlädst, informierst du über folgende Punkte:

• Wann und wo findet das Gespräch statt?
• Wie lange wird es maximal dauern?
• Wer wird am Gespräch dabei sein?
• Anreise / Parkmöglichkeiten
• Anmeldung in der Firma/Institution, respektive Treffpunkt

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Teil des Rekrutierungsprozesses. Um all den relevanten Punkten gerecht zu werden, habe ich einen separaten Leitfaden sowie eine Vorlage dazu erstellt. Hier kommst du zum Leitfaden für das Vorstellungsgespräch.

Wenn jemand in einem Team arbeiten soll und die Passung im Team wichtig ist, lohnt sich eine Hospitation im Umfang von einem halben bis zu einem ganzen Tag. Der Bewerberin/Dem Bewerber gibt dies die Möglichkeit, sich ein Bild der Arbeit, der Arbeitsweise, der Atmosphäre im Team, den Klienten usw. zu machen. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden eines Teams die Möglichkeit, die Person kennenzulernen und einen ersten Eindruck von ihr zu erhalten.

Es lohnt sich, für Hospitationen sorgfältig die Rahmenbedingungen und Vorgaben zu klären und alle Betroffenen (Mitarbeitende wie bewerbende Personen) darüber zu informieren. Beispielsweise sollten folgende Fragen geklärt sein:

• Werden Bewerbende beim Hospitieren geduzt oder per Sie angesprochen?
• Worüber geben Mitarbeitende Auskunft und worüber nicht (zum Beispiel über andere Bewerber/innen, über Lohn, über bisherige Personalwechsel oder ehemalige Mitarbeitende etc.)?
• Was sollen und dürfen Bewerbende tun? Dürfen sie mitarbeiten? Wenn ja, bei welchen Aufgaben und wie? Falls es zu Kontakt zu Klienten kommt: Sollen sie mit diesen sprechen? Dürfen sie intervenieren?
• Falls das Hospitieren Essen beinhaltet: Wie ernährt sich die Bewerber/in (vegetarisch, vegan, Allergien)?
• Was muss die Bewerberin/der Bewerber mitnehmen (beispielsweise wetterfeste Kleidung)?
• Und schliesslich: Wie geht es nach der Hospitation weiter? Wer meldet sich bis wann bei wem?

Falls Mitarbeitende im Rahmen von Vorstellungsgesprächen oder durch Hospitationen Einblick in die Rekrutierung erhalten, ist es wichtig, klar zu kommunizieren, inwieweit die Mitarbeitenden Einfluss nehmen können. Du kannst den Mitarbeitenden überhaupt keine Mitsprache geben und auch nicht hören wollen, was für einen Eindruck sie von einer Person hatten (würde ich nicht machen) bis hin zu: Die Mitarbeitenden können selber auswählen, wen sie möchten (würde ich auch nicht machen). Eine Möglichkeit dazwischen ist, zu sagen:

• Mir ist wichtig, was für Eindrücke ihr von den Bewerber/innen habt.
• Ich werde eure Eindrücke bei der Entscheidung berücksichtigen.
• Ich werde nur jemanden einstellen, zu dem ihr mindestens «OK» sagen könnt und ich werde niemanden einstellen, zu dem/der ich selber nicht «OK» sagen kann.

Selbstverständlich ist der Grad der Mitsprache davon abhängig, wie kompetent du deine Mitarbeitenden bezüglich einer entsprechenden Einschätzung von Bewerber/innen hältst.

Je länger du schon Rekrutierungsverfahren durchführst, desto mehr konntest du bis jetzt herausfinden, wie treffsicher du in der Auswahl bist. Je höher deine Treffsicherheit ist, desto eher kannst du dich auch für eine Person entscheiden, die du für die beste hältst, während dem eine oder mehrere Personen aus dem Team Bedenken haben. Je niedriger deine Treffsicherheit ist und bei gleichzeitig guter Treffsicherheit des Teams (sofern du das beurteilen kannst), desto besser fährst du, wenn du die Prioritäten des Teams berücksichtigst.

Ich mag mich gut an eine Entscheidung für eine Co-Leitung eines Teams erinnern, bei der die bleibende Co-Leitung viel lieber eine andere Person gehabt hätte. Ich war hingegen von einer anderen Person absolut überzeugt, auch in Bezug auf die Passung zwischen den beiden Co-Leitungen. Meine Einschätzung hat sich bestätigt und die beiden Personen ergaben eine hervorragende Co-Leitung.

Zu guter Letzt: Achte dich auf Hinweise von Bewerber/innen in allen Schritten des Rekrutierungsprozesses. Meistens bestätigen sich schon sehr frühe Hinweise im Verlauf der weiteren Schritte. Es kann aber auch sein, 

• dass ein Verhalten sich auf bestimmte Situationen beschränkt: Beispielsweise kann eine Person ein eher unstrukturiertes Bewerbungsdossier einreichen und trotzdem während dem Gespräch sehr klar und strukturiert sein.
• dass jemand auf dem Papier und im Gespräch offen und interessiert wirkt, sich im Rahmen der Hospitation aber dann zeigt, dass die Person überhaupt nicht auf die Klientel eingehen oder reagieren kann.